EP-2 คลิปเริ่มต้นใช้งาน EasySales ภายใน 8 นาที เปลี่ยนรหัสผ่าน เพิ่มสินค้า สต็อคสินค้า เพิ่มโลโก้ ออกบิล

โปรแกรมอีซี่เซลส์ เป็นโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจค้าปลีก (โปรแกรมขาย) ซึ่งใช้ได้กับกิจการที่หลากหลาย อาทิเช่น ร้านวัสดุก่อสร้าง ร้านฮาร์ดแวร์ ร้านสินค้าการเกษตร ร้านค้าส่ง-ค้าปลีก ร้านจำหน่ายอุปกรณ์ IT หรือคอมพิวเตอร์รวมทั้งร้านเครื่องเขียน หรือร้านประเภทอื่น ๆ อีกมากมาย โดยมีคุณสมบัติพิเศษที่ใช้งานได้อย่างง่ายดายโดยไม่จำเป็นจะต้องอบรม โดยผู้ใช้งานสามารถศึกษาได้จากคู่มือ หรือศึกษาจากคลิปวีดีโอสาธิตการใช้งานได้อย่างไม่ยากเย็น

โดยจุดเริ่มต้นของโปรแกรมได้ถูกพัฒนาขึ้นมาจากเคาน์เตอร์ขายของร้านซุปเปอร์มาร์เก็ต ต่อมาได้มีการพัฒนาต่อเนื่องเพื่อให้รองรับได้กับธุรกิจประเภท ร้านวัสดุก่อสร้าง และธุรกิจประเภทอื่น ๆ โดยมีการพัฒนาต่อยอดมาเรื่อย ๆ ต่อมาได้นำออกจำหน่ายผ่านทางอินเทอร์เน็ตเมื่อปี 2008  โดยมีลูกค้าอยู่ทั่วประเทศ (อ่านต่อ)

โดยโปรแกรมมีระบบหลัก ๆ ดังต่อไปนี้

• ระบบบริหารจัดการสต๊อก
• ระบบบริหารจัดการลูกค้าและลูกหนี้
• ระบบบริหารจัดการใบกำกับภาษี

ระบบบริหารจัดการสต๊อก

 โดยการบริหารจัดการสต๊อกจะมีลักษณะจำเพาะอยู่ 3 ลักษณะคือ

1 ตัดสต๊อกแบบ FIFO (First in First Out)
โดยการตัดสต๊อกแบบไฟโฟ่ คือการอ้างถึงต้นทุนและจำนวนสต๊อกของสินค้าในแต่ละล็อต โดยจะทำการตัดสต๊อกสินค้าในล็อตแรกก่อน อีกทั้งยังสามารถเชื่อมความสัมพันธ์ของหน่วยสินค้าในแต่ละขนาดบรรจุได้ เช่น สินค้า 1 รายการมีหน่วยบรรจุอยู่ 3 ประเภท เริ่มจาก ลัง แพ็ค และขวด โดยสินค้าทั้งหมดเป็นชนิดเดียวกัน แต่มีรหัสสินค้าคนละรหัส ซึ่งสามารถนำรหัสสินค้าทั้ง 3 รหัสมาเชื่อมโยงความสัมพันธ์การตัดสต๊อกกันและกันได้ เช่นเพิ่มสต๊อกเป็นลัง แต่ ขายเป็นขวด โปรแกรมก็จะทำการทอนหน่วยย่อยจากลังมาเป็นแพ็ค จากแพ็คมาเป็นขวด และเริ่มตัดสต็อกให้อัตโนมัติ

และในบางครั้งหากผู้ใช้งานลืมป้อนสต๊อกสินค้าใหม่เข้าไปในโปรแกรม เมื่อทำการขายโปรแกรมอีซี่เซลส์จะทำการขายไปก่อน หากสินค้าไม่พอขายโปรแกรมจะแจ้งเตือนและบันทึกจำนวนสต๊อกของสินค้านั้นเป็นตัวเลขติดลบ โดยที่ผู้ใช้งานสามารถที่จะเพิ่มสต๊อกใหม่ได้ในภายหลัง และโปรแกรมจะทำการชดเชยสต็อก ในบิลที่ขายออกไปแล้ว และทำการปรับสต๊อกให้เป็นจำนวนล่าสุดให้อัตโนมัติในทันที 

2 มีต้นทุนแต่ไม่ตัดสต๊อก 
คือกรณีที่ผู้ใช้งานยังไม่พร้อมที่จะตรวจนับสต๊อกในสินค้าบางรายการ และผู้ใช้งานทราบราคาต้นทุน จึงได้กำหนดราคาต้นทุนแต่ไม่ระบุว่ามีจำนวนสต๊อกเท่าไหร่ และเมื่อจำหน่ายสินค้าไปแล้วอีซี่เซลส์ จะทำการบันทึกต้นทุนที่ขายออกไปด้วยทุกครั้ง เนื่องจากว่าอีซี่เซลส์สามารถที่จะแสดงกำไรในรายงานการขายได้

3 ไม่ตัดสต๊อก
กรณีสถานะไม่ตัดสต๊อก จะเป็นกรณีที่ผู้ใช้งานไม่ทราบต้นทุนสินค้า และไม่ทราบว่าจำนวนสินค้า และยังไม่สะดวกที่จะนับ แต่ต้องการที่จะทำการขายออกไปก่อนเพื่อบันทึกเป็นบิล หรือเพื่อเป็นการบันทึกยอดขาย หรือบันทึกลูกหนี้ก่อน ส่วนมากจะเป็นลูกค้าที่เริ่มต้นใช้งานโปรแกรมอีซี่เซลส์ใหม่ ๆ ซึ่งลูกค้าสามารถที่จะเริ่มตรวจนับสต๊อกและเพิ่มสต๊อกในภายหลังได้

ระบบบริหารจัดการลูกค้าลูกหนี้

เป็นระบบการขายที่สามารถระบุเฉพาะเจาะจงชื่อลูกค้าและชื่อลูกหนี้ได้ตามที่ผู้ใช้งานต้องการ เพื่อใช้ในการบริหารจัดการทั้งในกรณีลูกค้า-ลูกหนี้ ทั้งที่เป็นบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานราชการ ซึ่งการบันทึกที่แม่นยำจะส่งผลต่อไปยังออกการออกใบกำกับภาษี และการตรวจสอบประวัติการขาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งการบริหารจัดการลูกหนี้ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับกิจการที่ปล่อยเครดิตให้ลูกค้า โดย อีซี่เซลล์จะมีการบริหารจัดการอย่างแม่นยำ การรับชำระหนี้ก็สามารถที่จะรับชำระได้ทั้งแบบชำระบางส่วน หรือชำระเต็มจำนวน หรือเลือกชำระเป็นเฉพาะบิลได้ ซึ่งได้รับการยกย่องจากลูกค้าที่ใช้งานอีซี่เซลส์มามากกว่า 10 ปีว่าเป็นโปรแกรมที่มีการบริหารจัดการเรื่องลูกหนี้ได้ดีที่สุดใช้งานง่ายอย่างที่สุด 

ระบบบริหารใบกำกับภาษี

อีซี่เซลส์ สามารถรองรับระบบภาษีได้ทั้งแบบสินค้ารวมภาษีแล้วถอดภาษีที่ท้ายบิล หรือสินค้ายังไม่รวมภาษีให้บวกภาษีที่ท้ายบิล ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะใช้งานแบบใด

และเมื่อทำรายการขาย โปรแกรมจะทำการแบ่งการบันทึกเป็น 2 แฟ้ม
โดยแฟ้มที่ 1 จะเป็นการบันทึกการขายสินค้าและกิจกรรมที่เกิดขึ้นของลูกค้าแต่ละราย และเมื่อลูกค้าต้องการใบกำกับภาษี ผู้ใช้งานก็สามารถนำบิลในแฟ้มที่ 1 มาออกเป็นใบกำกับภาษีในแฟ้มที่ 2 โดยสามารถที่จะรวมบิลหลาย ๆ บิล มาออกเป็นใบกำกับภาษีเดียว และสามารถเลือกวันที่ในใบกำกับภาษีนั้นได้ โดยเลขที่ของบิลในแฟ้มที่ 1 จะแยกอิสระออกจากเลขที่ของใบกำกับภาษีในแฟ้มที่ 2

และในกรณียอดของใบกำกับภาษีของแฟ้มที่ 2 ในรอบเดือนนั้นไม่พอตามที่ได้รับการร้องขอมา ก็สามารถไปนำเอาบิลจากแฟ้มที่ 1 มาออกเป็นใบกำกับภาษีในแฟ้มที่ 2 เพื่อให้ได้ยอดตามจำนวนที่ได้รับการร้องขอได้ ซึ่งสามารถออกอัตโนมัติได้ทั้ง
– ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
– ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี
– ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
และสามารถพิมพ์ใบกำกับภาษีทั้งหมดในคราวเดียว ได้ทันที

นี่เป็นเพียงคุณสมบัติหลัก ๆ เบื้องต้นเท่านั้น ที่จริงแล้วมีรายละเอียดในการใช้งานเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ช่วยให้การทำงานหรือการใช้งานได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นอีกหลายอย่าง ซึ่งจะนำมากล่าวได้อีกครั้งในบทความถัด ๆ ไป

สำหรับ EP-2 นี้ จะเป็นการแนะนำการเริ่มต้นใช้งานอีซีเซลส์ ซึ่งใช้เวลาเพียงแค่ 8 นาที ท่านก็สามารถใช้งานได้แล้ว ติดตามคลิปได้ข้างล่างนี้ครับ